> Charte pour les Groupes

Ce document a pour objectif de définir les modalités de fonctionnement des groupes géographiques (régionaux et internationaux) vis à vis de leurs membres, des associations mères et d'Intermines.

 

Les groupes géographiques sont des entités généralistes représentant les mineurs et leur réseau dans les régions françaises et dans les pays du monde, où les anciens élèves des trois Ecoles sont installés.

 

1 - Description

Les trois associations d’anciens élèves (Mines ParisTech Alumni - Ingénieurs Civils des Mines de Saint-Etienne - Mines de Nancy Alumni) ont mis en place, avec le concours d’Intermines, des groupes géographiques (régionaux et internationaux), de façon à favoriser les relations de proximité et à optimiser ainsi leur dispositif associatif. A ce jour (mai 2012) existent :

  • En France, les groupes régionaux : Alsace, Aquitaine, Auvergne, Hauts de France-Benelux, Languedoc-Roussillon, Lorraine, Midi-Pyrénées, Pays de la Loire, P.A.C.A., Rhône-Alpes,
  • A l’international, les groupes internationaux : Asie, Brésil, Espagne, Maroc, Royaume-Uni, Suisse, Tunisie, USA-Canada.

 

2 - Objectifs

  • Etre, à l’étranger et dans les régions, les relais des associations d’anciens élèves des trois Ecoles Nationales Supérieures des Mines à savoir : Mines Paris Tech Alumni, l'association des Ingénieurs Civils des Mines de Saint Etienne et Mines de Nancy Alumni et les représenter dans leur zone d’action, à leur demande ou à celle du Comité Directeur d’Intermines,

  • Créer et resserrer les relations entre les mineurs par l'organisation d'évènements communs et l'organisation d'actions d'intérêt commun dans le bassin d'activité du groupe,

  • Faciliter le déroulement des carrières professionnelles de leurs membres, en se faisant le relais d’Intermines Carrières. Permettre l'organisation de formations locales, co-organisées par le groupe géographique et Intermines Carrières, cette dernière entité étant agréée en tant qu'organisme de formation continue,

  • Contribuer à la promotion de l’image des Écoles et des diplômes qu’elles délivrent,

  • Mettre en œuvre en région les actions initiées par Intermines et les trois associations fondatrices pour faire vivre et développer les notions de camaraderie et d’entraide entre anciens élèves, conformément aux valeurs de leurs Associations,

  • Concourir plus généralement à la promotion de la profession d’ingénieur et à celle des grandes écoles, en assurant des relations avec les groupements géographiques des autres associations d'anciens élèves et en participant à des actions communes notamment en faveur du développement économique, technique, scientifique, culturel et social,

  • Concourir notamment à la promotion de l'entrepreneuriat au sein des groupes d'ingénieurs et plus généralement au développement de l'emploi.

 

3 - Ethique

3.1 - Les membres

Les membres des groupes géographiques (régionaux et internationaux) sont des membres cotisants de leurs associations respectives. Ils doivent respecter les valeurs des anciens élèves des Mines, à savoir :

  • En tant que diplômé des Ecoles des Mines, promouvoir le rôle d’ingénieur dans la société, en faisant valoir ses talents et les compétences acquises par la formation dans les Ecoles des Mines au service du développement industriel, économique et humain des entreprises dans lesquelles il œuvre, au service de la recherche et au service de la formation universitaire dans le plus profond respect des hommes et des équipes qu’il anime et dans celui de l’environnement et du développement durable,
  • En tant que membre de son association d’anciens élèves des Mines et de groupes géographiques et/ou thématiques, faire preuve de camaraderie et de soutien vis-à-vis des élèves et anciens élèves des trois Ecoles Nationales Supérieures des Mines, notamment, lorsque ceux-ci rencontrent des difficultés dans leur vie professionnelle ou personnelle.

 

3.2 – Le groupe géographique 

Les valeurs du groupe sont celles des associations : camaraderie, solidarité, excellence, respect des hommes.

La propriété intellectuelle de la marque "Intermines" étant déposée, en accord avec les trois associations mères les groupes géographiques sont autorisés à utiliser cette marque dans leur nom.

Cette autorisation est donnée sous condition du respect de l’éthique et des objectifs définis dans cette charte.

Ils ne sont pas autorisés à créer d’autres sites internet utilisant ce nom.

Le retrait de cette autorisation pourra être décidé par le comité directeur d'Intermines dans le cas du non respect des conditions définies ci-dessus.

Le groupe peut être habilité à représenter les associations mères ou Intermines lorsqu'une délégation de pouvoir nominative est signée, notamment pour la représentation auprès des URIS.

Les groupes doivent garder une stricte neutralité à l’égard des questions politiques, philosophiques et religieuses. Par ailleurs, toute activité à caractère commercial dans les groupes nécessite un accord préalable du Comité Directeur d’Intermines.

 

4 - Conditions de création des groupes

Pour un groupe régional, il est souhaitable que la zone concernée compte une population suffisante. La région concernée peut être confondue ou non avec les régions administratives françaises.

Pour un groupe international, la dimension peut être liée à un pays ou un continent en fonction du nombre de membres et du dynamisme locorégional.

Dans les deux cas, une population de quelques dizaines de mineurs paraît une base raisonnable.

La charge est d'autant plus importante que la région est active et les mineurs nombreux. Dans ce cas, l'équipe doit être dimensionnée en fonction de cette activité.

La création d’un groupe peut être initiée par des mineurs en région ou dans un pays ou par le Comité Directeur d’Intermines. Dans tous les cas, elle est soumise à l’accord du Comité Directeur d'Intermines. Le choix du statut et les noms des porteurs de projet doivent donc être transmis au délégué général par l'intermédiaire des représentants des groupes géographiques en amont de la première assemblée générale dudit groupe pour information.

 

5 - Structure administrative des groupes géographiques

Les groupes régionaux et internationaux sont constitués :

  • soit en associations d’intérêt général à caractère social, culturel et scientifique régies par la loi du 1er juillet 1901 (ou autre type d’associations de statut équivalent en vigueur dans certains pays).
  • soit en délégations d’Intermines. 

Le statut d'association  « Loi 1901 » n'existant pas à l'identique à l'étranger, le statut peut être adapté à la législation locale. Si les contraintes sont alors trop complexes, ces groupes peuvent choisir le statut de délégation.

5.1 - Règles relatives aux groupes constitués en associations

Les groupes, qui se sont formés en associations, ce qui est le cas de la plupart des groupes régionaux, sont gérés par des statuts, qui sont établis ou mis à jour à partir de statuts-type, élaborés en collaboration entre Intermines et les groupes. 

Ces statuts définissent les buts et les modalités de fonctionnement du groupe. Les groupes peuvent également établir un règlement intérieur.

Le nom d'Intermines doit obligatoirement figurer dans le nom de l’association

Les statuts doivent être soumis à Intermines et aux trois associations fondatrices pour avis et accord. Les groupes peuvent modifier leurs statuts en tant que de besoin et doivent soumettre les projets de modification au Comité Directeur d’Intermines avant de les appliquer. 

Les groupes, associations autonomes, doivent alors souscrire à toutes les obligations légales:

  • déposer les statuts à la préfecture,
  • réunir des assemblées générales,
  • élire un conseil d'administration ou un comité directeur,
  • élire un bureau, constitué au minimum d'un président, d'un secrétaire, d'un trésorier. 

Les groupes constitués en associations devront prévoir la prise en compte de la protection des participants au titre de la responsabilité civile de leurs membres et la protection juridique de l'association. 

Les groupes géographiques constitués en association ont une représentativité locale auprès des pouvoirs publics et autres organismes régionaux (autres associations d’écoles) et peuvent intégrer (en minorité) des membres qui n'appartiendraient pas aux associations mères, une cotisation spécifique étant alors envisagée.

Toutefois ce fonctionnement des groupes géographiques constitués en association est conditionné par le respect de l’éthique des associations fondatrices et la transmission d’informations relatives aux activités du groupe au Comité Directeur d’Intermines. Ainsi, les groupes adressent à Intermines au moins le compte rendu de leur assemblée générale annuelle avec le bilan de l’année achevée et le budget de la nouvelle année. 

5.2 - Règles relatives aux groupes constitués en délégations

Les groupes géographiques peuvent également se constituer avec une structure restreinte composée d’un bureau de trois personnes (président délégué, secrétaire, trésorier), rattaché administrativement à Intermines et en portant le nom. Dans ce cas, le groupe est une délégation d’Intermines, dont le président délégué et le trésorier sont nommés par le Comité Directeur d’Intermines, sur proposition des membres du groupe. Il reste toutefois nécessaire que ces délégations tiennent une assemblée générale par an, afin d’informer leurs membres de leurs activités et de leurs résultats. En revanche, les démarches auprès de la Préfecture ne sont pas nécessaires, et la responsabilité civile est couverte par l'assurance d'Intermines. 

5.3 - Règles communes à tous les groupes géographiques

Dans tous les cas, il est recommandé de prévoir au sein de la « gouvernance » du groupe un webmaster qui est notamment en charge du suivi des supports dématérialisés et des bases de données d'adresses. 

Les rapports moraux et financiers rédigés pour les assemblées générales sont transmis au délégué général d’Intermines annuellement, quelque soit le statut choisi. 

Les groupes géographiques (régionaux et internationaux) sont représentés au Comité Directeur d’Intermines par deux de leurs membres, de préférence présidents de groupes. Ces représentants sont désignés par les présidents des groupes géographiques en accord avec le Comité Directeur d’Intermines.

 

6 - Les membres

Sont membres de facto les membres cotisants des trois associations fondatrices résidant dans la zone d'activités définie du groupe.

Tout nouvel arrivant dans la zone géographique sera considéré comme membre du groupe régional.

Chacun ayant accès à ses données sur l'annuaire en ligne, il sera possible de se désinscrire dès la mise en service du site web version 2012.

Il est envisageable d'accepter l'intégration de membres d'autres provenances au titre de membres extérieurs. D'un point de vue pratique, ces membres extérieurs seront identifiés comme tels dans les listes de diffusion (Paristech Alumni, ou autre école d'ingénieurs n'ayant pas de représentativité locale, enseignants ou doctorants en école d'ingénieurs, conjoints, etc). Ces membres devront verser une cotisation définie par le groupe.

 

7 - Les moyens

7.1 - Ressources financières 

Les groupes géographiques bénéficient d'une subvention des associations fondatrices, via Intermines, au prorata du nombre de mineurs cotisants dans la région concernée. Cette subvention qui représente une part de la cotisation des anciens élèves à leur association.

Chaque année, le Comité Directeur d’Intermines fixe le montant de cette subvention pour chaque groupe.

Les groupes qui réalisent des activités qu’ils ne peuvent financer par eux-mêmes peuvent se voir attribuer une subvention spécifique complémentaire.

De plus, si la zone géographique est le siège d'une entité telle qu’URIS, IESF ou GEF nécessitant une cotisation, la subvention, versée par le groupe, est remboursée par les associations des trois écoles, par l’entremise d’Intermines.

Autres ressources : les groupes peuvent faire appel à d’autres moyens complémentaires de financement, qui se composent essentiellement :

  • des cotisations spécifiques des membres qui ne font pas partie de l’une des trois associations d’anciens élèves des Mines
  • des produits des manifestations,
  • des capitaux provenant des économies faites sur le budget annuel,
  • de subventions diverses,
  • des produits provenant de partenariats divers,
  • de toutes autres ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur.  

7.2 - Site Internet

Le site Web d'Intermines fait partie des outils mis à disposition des groupes géographiques. Pour chaque groupe, il est prévu un espace permettant de mettre à disposition de ses membres des pages Web de présentation, un agenda des réunions (avec ordre du jour, plan d’accès, inscription en ligne, comptes rendus, etc) des actualités, des documents, des photos, des vidéos, etc.

Cet espace mis à disposition est totalement configurable et il est à la charge du groupe de l’organiser et de l’alimenter.

Si des besoins spécifiques ne sont pas satisfaits par le site principal, le Comité directeur d’Intermines examinera l’opportunité de faire évoluer le site.

Annuaire

C’est sur ce site Web que les mineurs peuvent choisir d’appartenir ou pas à un groupe. Il est donc la seule référence qui permette de connaître à un instant donné la liste des membres d’un groupe.

Les extractions de listes de contact en Excel seront maintenues jusqu'à la mise en service du site version 2012. Ensuite, les groupes pourront consulter la liste de leurs membres directement sur le site. De plus, une fonctionnalité du site leur permettra d’envoyer des courriels à l’ensemble de leurs membres.

Attention, l’usage de ces listes est strictement réservé au fonctionnement associatif et elles ne devront être ni diffusées ni exploitées commercialement. Il est totalement interdit d’exporter ces listes, en tout ou partie, vers un autre site, sauf accord exprès du Comité Directeur d’Intermines

Webmaster

Chaque groupe devra désigner un « webmaster » qui sera l’administrateur de l’espace réservé au groupe sur le site Web d’Intermines. Ce webmaster sera l’interlocuteur privilégié du webmaster central.

Des échanges réguliers seront instaurés entre le webmaster central et les webmasters des groupes.

 

8 - Les activités

Les activités peuvent être restreintes aux seuls mineurs ou être ouvertes à d'autres associations, à l'image des groupes thématiques qui sont aujourd'hui souvent communs aux X et aux Ponts et Chaussées (XMP).

Les activités existantes et considérées comme validées par le comité directeur sont :

  • Dîners débats (thème d'actualité, technique ou sociétal, emploi, présentation de clubs professionnels),
  • Évènements organisés en commun avec un des groupes thématiques, une de nos trois Ecoles ou un autre groupe d’anciens élèves,
  • Conférence-cocktail avec un acteur reconnu du monde économique ou culturel,
  • Apéritif réseaux (réunions de proximité),
  • Soirées à thèmes (culturel, Sainte-Barbe, Vœux, Anniversaires, etc),
  • Visites de sites (industriels ou autres),
  • Journées familiales,
  • Formations. 

Toutes ces activités ne nécessitent pas obligatoirement de financement de la part du groupe, mais certains aspects peuvent être financés, par celui-ci, tels que les locations de salles, le déplacement des intervenants, les supports de communications nécessaires, etc....

Cette liste n'est pas exhaustive et toute activité qui permettra au réseau des mineurs de fonctionner et d'apporter un service à ses membres devrait pouvoir être expérimentée.

Ainsi et sous réserve qu’elle soit conforme à l’éthique définie dans cette charte, un groupe pourra lancer une activité, sans obtenir systématiquement l’accord préalable du Comité Directeur d’Intermines. Toutefois, si cette conformité ne lui paraît pas respectée, le Comité Directeur d’Intermines pourra faire jouer son droit de veto.

 

9- Communication

Les représentants des groupes géographiques au Comité Directeur d’Intermines sont chargés d’assurer la communication entre les groupes géographiques et le Comité Directeur d’Intermines. A noter que les comptes rendus de ces Comités Directeurs d’Intermines sont accessibles à tous les cotisants sur le site Internet.

Une rencontre annuelle des trois associations avec les groupes géographiques et thématiques est organisée (2ème semestre) à Paris par Intermines, afin de présenter les évolutions et les activités de chaque entité.

Une rencontre des groupes géographiques est également proposée au 1er semestre. Elle a lieu en région. Y sont invités les trois délégués généraux des associations ainsi que celui d’Intermines.

Pour faciliter la communication de leurs programmes à leurs membres, les groupes géographiques peuvent utiliser les différents supports d’Intermines : News Letter mensuelle, revue des Ingénieurs, site Internet, réseaux sociaux.

Les groupes géographiques doivent, pour leur communication extérieure, rester conformes aux lignes directrices de communication des associations fondatrices.

 

 

 

Cliquer ici pour visualiser la charte des groupes signée et diffusée en 2012.